Perencanaan adalah persiapan penentuan-penentuan terlebih dahulu mengenai apa yang akan dikerjakan kemudian dan merupakan fungsi penentu mengenai apa yang akan dilaksanakan dalam batas waktu, biaya, dan fasilitas tertentu untuk mencapai hasil yang telah ditentukan.
Perencanaan yang baik akan memudahkan tugas-tugas seorang manajer. Ia dapat mendahului kesempatan-kesempatan dan menganalisa hambatan-hambatan yang mungkin timbul di waktu mendatang. Perencanaan juga memberikan unsur-unsur pengawasan dan penelitian yang sebaik-baiknya di mana sesuatu pekerjaan dapat dilaksanakan dan dapat diukur.
Pola Dasar Berfikir Pembuatan Rencana:
- What. Tujuan apakah yang akan dicapai dalam pembuatan perencanaan.
- Why. Mengapa hal itu perlu dilakukan.
- Who. Oleh siapa rencana itu akan dibuat.
- When. Kapan akan dilakukan.
- Where. Dimana perencanaa itu akan dilakukan.
- How. Bagaimana dan alat atau sarana apa yang diperlukan untuk merealisasikannya.
Beberapa Tahapan Pola Perencanaan:
- Forecasting. Perhitungan, perkiraan atau ramalan atas fakta-fakta yang objektif kebenarannya mengenai keadaan yang mungkin dihadapi di waktu mendatang.
- Target. Ukuran yang sudah ditetapkan terhadap hasil yang harus dicapai secara kualitas dan kuantitas.
- Kebijaksanaan. Rumusan cara-cara kerja tertentu yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan agar lebih efektif dan efisien.
- Program. Rincian langkah yang akan dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan berdasar target yang menjadi sasarannya.
- Daftar Waktu. Penetapan bats waktu tertentu untuk menyelesaikan setiap langkah pekerjaan.
- Prosedur Kerja. Rangkaian sistem atau tata cara kerja sama yang harus dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
- Budgetting. Penentuan rencana tentang penggunaan dan pemanfaatan sumber dana yang tersedia untuk melaksanakan rencana yang telah disiapkan.
Sifat Perencanaan yang Baik:
- Faktual. Berdasar pada fakta dan data objektif yang biasanya diperoleh dari hasil penelitian melaui pertimbangan keuntungan dan kerugiannya kemudian.
- Rasional. Berdasar hasil pemikiran ilmiah dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
- Fleksibel. Luwes, dapat mengikuti situasi dan kondisi yang selalu berubah.
- Kontinyu. Dibuat untuk tindakan yang terus menerus dan berkesinambungan sehingga secara bertahap dapat terus ditingkatkan perbaikannya.
