12 Kunci Pendelegasian Tugas Yang Efektif

Delegasi merupakan salah satu keterampilan manajemen terpenting dan bagian integral untuk mendapatkan hal-hal yang dilakukan secara efisien. Pendelegasian yang baik akan dapat menghemat waktu, mengembangkan individu, meningkatkan keterampilan serta memotivasi tim secara keseluruhan.
Manajer yang baik harus memahami dan menerapkan pendelegasian dengan penuh tanggung jawab. Dan efektivitas pendelegasian manjadi kunci efisiensi fungsi organisasi sehingga ia dapat memfokuskan energinya pada tugas-tugas prioritas.
Berikut 12 langkah untuk pendelegasian tugas/ kerja secara efektif :

Menentukan Tugas

• Identifikasi pekerjaan dalam prioritas kita yang dapat didelegasikan 
• Putuskan tugas-tugas mana yang akan didelegasikan 
• Pastikan daftar tugas tersebut memenuhi kriteria untuk didelegasikan

Memilih Orang / Tim Yang Tepat

• Fikirkan siapa yang dapat membantu, bersedia, dan tertarik dengan tugas yang akan kita delegasikan 
• Apa alasan kita mendelegasikan kepadanya 
• Apakah ia memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas dengan baik 
• Apa yang kira-kira akan ia lakukan untuk melaksanakan tugas tersebut 
• Target apa yang dapat dicapainya jika mengerjakan tugas tersebut

Menjelaskan Alasan Pendelegasian

• Berikan alasan mengapa kita delegasikan tugas tersebut kepada dirinya dan bukan pada orang lain 
• Jelaskan mengenai penting dan relevansi antara tugas yang didelegasikan dengan dirinya

Menjelaskan Tujuan Dan Sasaran Yang Dinginkan

• Pastikan ia mengerti dengan baik apa hasil yang kita inginkan secara detail
• Memintanya untuk menyampaikan ulang apa yang ia mengerti dari tugasnya hingga sesuai merupakan proses yang penting untuk memastikannya 
• Fokuskan tugas pada hasil bukan proses, apa yang harus dicapai bukan bagaimana mencapainya sehingga memungkinkannya dapat menentukan cara terbaik untuk mencapainya

Menyepakati Batas Waktu

• Sepakati kapan tugas yang didelegasikan harus ia selesaikan 
• Tentukan berdasarkan kesepakatan kapan tanggal review dan pelaporan harus dilakukan 
• Sepakati skala prioritas dalam pengerjaan tugasnya

Menyepakati Tolak Ukur

• Buatlah kesepakatan mengenai parameter atau patokan yang akan digunakan untuk menilai hasil sebagai wujud pertanggungjawaban tugas dengan membuat laporan pada awal tugas, berlangsungnya tugas, dan akhir tugas untuk kita evaluasi

Dukungan Sumber Daya

• Sepakati sumber daya manusia, keuangan, teknis, dan alat bantu lain yang harus kita berikan untuk membantunya menyelesaikan tugas dengan baik

Menyepakati Konsekuensi

• Buat kesepakatan mengenai apa yang akan diperolehnya jika tugas berhasil diselesaikannya dan hal sebaliknya 
• Ukuran keberhasilan tugas yang dilakukan mengacu pada tolak ukur yang telah disepakati tersebut di atas

Dokumentasi Komitmen

• Buat secara tertulis detail tugas berikut hal-hal yang telah disepakati 
• Minta ia menandatanganinya sebagai bentuk komitmen untuk menjalankan tugas dengan baik dan serius

Pengawasan Umpan Balik

• Periksa progres tugas dengan mengecek tolak ukur yang disepakati dan batas waktunya sehingga kita dapat menentukan dan memperbaiki masalah yang muncul sebelum menjadi lebih serius 
• Buka peluang untuk berdiskusi secara terbuka, mendengar keluhan dan temuan yang tidak terkontrol di lapangan 
• Berikan umpan balik secara berkelanjutan namun tidak membosankan untuk mengukur progres tugas serta memantau penyimpangan standar yang mungkin terjadi 
• Tawarkan bantuan dalam bentuk pembinaan, pelatihan dan dukungan yang sesuai dan tepat

Menjaga Komunikasi Dan Motivasi

• Bukalah jalur komunikasi secara luas dalam berbagai bentuk dan fasilitas sepanjang pelaksanaan tugas sehingga memudahkan komunikasi, diskusi, dan bantuan 
• Berikan motivasi melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan individu agar ia bekerja dengan baik 
• Pastikan ia merasa bahwa tugas yang kita delegasikan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingannya

Evaluasi dan Penghargaan

• Nilailah hasil tugas yang kita delegasikan melalui laporan tertulis dan laporan secara lisan darinya 
• Evaluasi melalui forum terbuka dapat kita lakukan sehingga semua orang yang terlibat dalam tugas tersebut mengetahui kriteria standar yang dinilai masih kurang, dan dapat memperbaiki dan meningkatkannya ketika diberi tugas kembali dimasa mendatang 
• Berikan penghargaan kepadanya individu atau tim yang berhasil mencapai sasaran kerja dari tugasnya 
• Penghargaan dapat berupa pujian, memberikan hak-hak istimewa, kenaikan gaji, atau bentuk lainnya