14 Prinsip Manajemen (Henry Fayol)

1. Pembagian Pekerjaan (division of work). Suatu pembagian pekerjaan atau tugas yang mengarah pada pertumbuhan spesialisasi di segenap bidang yang diperlukan untuk mencapai efisiensi dan efektifitas penggunaan tenaga kerja.
2. Kewenangan dan Tanggung Jawab (authority and responsibility). Prinsip perlunya keseimbangan harmonis antara wewenang dan tanggung jawab dimana keduanya tak dapat dipisahkan.
3. Disiplin (discipline). Suasana tertib dan teratur, di mana orang yang berada dalam organisasi tunduk, patuh dan taat pada norma atau ketentuan yang ada tanpa unsure paksaan.
4. Kesatuan Komando (unity of command). Segenap anggota organisasi hanya menerima perintah dan melaporkan pelaksanaan perintah atau hasil pekerjaan serta mempertanggungjawabkannya kepada seorang pemimpin.
5. Kesatuan Arah (unity of direction). Setiap kelompok yang melakukan kegiatan bertujuan sama harus memiliki seorang pemimpin dan memiliki satu rencana.
6. Kepentingan Individu Harus Tunduk Pada Kepentingan Umum (subordination of individual interest to general interest). Kepentingan umum ditempatkan dia atas segala kepentingan, baik kelompok maupun pribadi.

Goal, Objective, dan Action Plan

Goal dan objective merupakan bagian penting dari pekerjaan seorang manager atau pengambil keputusan di restoran dan hotel. Objective harus dibuat seorang manager atau pengambil keputusan untuk dapat mencapai goal atau tujuan restoran tersebut.

Goal adalah tujuan secara keseluruhan dari restoran atau hotel, dicapai biasanya dalam rentang waktu enam hingga dua belas bulan

Objective adalah tugas-tugas atau kegiatan yang dilaksanakan oleh seseorang untuk mencapai goal, diselesaikan biasanya dalam rentang waktu satu hingga tiga bulan.

Beberapa elemen yang harus terkandung dalam sebuah objective yang dibuat, antara lain:

• Individual. Terdapat satu orang ynag melaksanakan dan bertanggung jawab dengan pekerjaan tersebut.

• Spesific. Memuat penjelasan apa yang akan dilakukan dan diubah, baik berupa tindakan dan atau topik yang akan dilaksanakan

• Measurable. Secara jelas ditentukan waktu, jumlah dan tingkatan yang akan dilakukan dan dihasilkan.

• Realistic. Apa yang akan dilakukan merupakan sebuah tantangan untuk menyelesaikan permasalahan

Pengawasan / Controlling

Salah satu fungsi manajemen ini dilakukan untuk mengendalikan dan mengawasi seberapa jauh usaha-usaha yang dilakukan dengan mengacu pada rencana, cara pelaksanaan kerja, tujuan dan sasaran yang hendak dicapai, dan kebijakan yang telah ditentukan. Melalui fungsi ini dapat diketahui secara dini kelemahan, kekurangan, pemborosan, kebocoran dan penyelewengan yang mungkin terjadi, sehingga dapat dicari cara dan upaya untuk mengatasinya.

Berikut beberapa istilah yang bermakna hampir sama dengan pengawasan yang aplikasinya disesuaikan dengan kondisi yang sedang berlangsung:

• Reporting.  Kegiatan pengawasan yang berhubungan dengan pelaporan dari setiap kegiatan proses manajemen melalui hasil penelitian dan pemeriksaan.
• Evaluating.  Tindakan korektif untuk mengkomparasi hasil yang telah dicapai menurut standar yang telah direncanakan sebelumnya, sebagai langkah untuk menentukan tindakan selanjutnya.
• Supervising.  Kegiatan penelitian, pembimbingan dan pengawasan yang dilakukan oleh atasan atau seseorang yang dipercayakan terhadap bawahan yang berada dalam kekuasaannya ke arah perbaikan situasi.

Pengawasan dapat ditinjau dari beberapa segi, diantaranya berdasar:

• Objek Pengawasan,  meliputi: produksi, orang, waktu, uang
• Bidang Kerja,  meliputi: penjualan, keuangan, peralatan, personalia, distribusi
• Subjek Pengawas, meliputi: internal, eksternal, formal, informal, langsung, tak langsung
• Waktu Pengawasan, meliputi: preventif, improses, represif
• Ruang Lingkup Pengawasan, meliputi: administratif, managerial.

Menetapkan Sasaran Kerja

Perencanaan adalah salah satu fungsi yang memegang peran sangat besar dalam kegiatan manjemen. Perencanaan yang baik selalu memiliki sasaran yang jelas. Demikian pula halnya dalam perencanaan kerja, selalu dimulai dengan menetapkan suatu sasaran kerja.

Sasaran kerja adalah perumusan sesuatu yang harus dicapai melalui rangkaian kegiatan dalam bekerja. Atasan yang baik akan selalu menekankan pentingnya sasaran kerja kepada para karyawannya.

Dengan sasran kerja yang benar dan jelas terdapat beberapa keuntungan yang didapatkan:

• Efektivitas dan efisiensi kerja yang lebih baik. Dengan sasaran kerja yang jelas, karyawan dapat mengetahui hasil apa yang diharapkan dari pekerjaannya, seberapa jauh karyawan tersebut dapat menggunakan sumber daya perusahaan (anggaran, material, peralatan).

• Meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan adanya sasaran kerja, atasan dapat mengendalikan kerja para karyawannya lebih terarah.

• Tercipta disiplin kerja yang baik. Sasaran kerja akan menentukan jangka waktu pekerjaan tersebut harus selesai dan kegiatan apa saja yang harus dilakukan.

Berikut adalah kriteria sasaran kerja yang baik:

• Spesifik. Suatu sasaran kerja akan sangat berarti bagi karyawan jika dijabarkan secara spesifik.

• Menantang dan Realistis. Dapat memotivasi seseorang untuk bekerja, karena ia melihat banyak manfaat yang diperoleh dengan tercapainya sasaran tersebut.

• Batasan Waktu. Perlu diberikan sehingga para karyawan dapat mengetahui dan merencanakan langkah-langkah kegiatan mereka sesuai dengan waktu yang mereka dapatkan.

• Partisipasi Karyawan. Dalam mengembangkan sasaran di mana atasan bersama karyawan berpartisipasi merupakan cara yang yang lebih efektif karena secara langsung atasan dan karyawan membuat komitmen bersama dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.

• Umpan Balik. Atasan dapat memberikan umpan balik sepanjang proses pencapaian sasaran kerja sebagai cara untuk mengendalikan kerja karyawan.

• Kesesuaian dengan Kapabilitas Karyawan. Setiap karyawan memiliki pengetahuan dan keterampilan berbeda. Sasaran kerja harus disesuaikan dengan kondisi karyawan yang akan melakukan pekerjaan tersebut.

• Dukungan Manajemen. Pihak manajemen harus menciptakan suatu iklim kerja yang baik dan mendukung bagi karyawan dalam bekerja.

Penggerakan

Dalam proses manajemen, penggerakkan merupakan bagian yang fundamental, tindak lanjut dari fungsi perencanaan dan pengorganisasian. Fungsi ini berkaitan erat dengan manusia dan merupakan masalah yang paling kompleks serta tersulit dilakukan di antara fungsi-fungsi manajemen. Ia akan bersinggungan dengan perasaan, harga diri, dan tujuan yang berbeda-beda.

Penggerakan merupakan fungsi pembimbingan, pengarahan, pemberian motivasi, menggerakan orang-orang yang menjadi bawahannya agar dengan rela, suka dan mau bekerja secara sadar dan bertanggung jawab terhadap tugas yang harus diselesaikannya tanpa menunggu perintah dari atasannya.

Disesuaikan dengan kondisi yang berlangsung, terdapat beberapa istilah bermakna sama dengan fungsi penggerakan, di antaranya:

• Actuating.  Tindakan untuk mengusahakan agar seluruh anggota kelompok berusaha mencapai sasaran-sasaran sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha organisasi
• Motivating.  Pemberian daya rangsang agar muncul gairah kerja untuk mencapai tujuan
• Staffing.  Pemberian bantuan dalam penyusunan upaya pengurusan, pengaturan dan penempatan sumber daya manusia beserta fasilitasnya
• Directing.  Bagaimana cara memberikan pengarahan, petunjuk, dan perintah yang perlu dilakukan
• Coordinating.  Usaha menyatukan kerja sama sehingga terdapat keselarasdan pekerjaan yang sedang berlangsung
• Leading.  Menggerakkan orang lain dengan memberikan teladan baik kepada para bawahan sehingga mereka mau bekerja mengikutinya
• Disiplin.  Tindak perbuatan atau peraturan untuk menjamin ketepatan, keseragaman, kepatuhan dan ketaatan dalam menjalankan pekerjaan. 

Restaurant Training Checklists Are Important Tool

quoted from John Foley

Training tools and aids make the difference between education and knowledge. Education, the act of imparting information, isn't difficult for those who are familiar with the subject. Yet, learning the subject may take more than a quick training session.  Knowledge comes from learning and retaining what was taught and is expected to be clutched. Simply, training tools make the difference between learning and forgetting.

Every restaurant staff deserves a variety of tools to help make them successful and to perfect their professionalism. These tools need to be strategically posted throughout the restaurant for the staff to reference, throughout their shift when they are not sure about a certain procedure.

I couldn't help notice the recipe card for one of the company's drinks. The well defined card (pictured, right) outlined the steps to drink perfection. I have always wondered how the baristas can create drinks that are being called out faster than a Gatling gun without missing a beat, pump, or steam wand. The refresher recipe card explains a lot.

Now to create these cards once the game has begun is not an easy task. In the perfect world they would have been developed and filed on your computer for ease of editing. But that most likely was only a dream that ended just after the doors opened.

And, if you do have them placed throughout the restaurant, now is the perfect time to check and edit the cards.

Here are 10 tips on training tools.

1. Plating consistency is imperative. Plating pictures help.  Photos of each plate, including salad, appetizer, entree, or dessert should be placed on a board and labeled near the plating station. Styling the food on the plate exactly the way the chef created it makes this an efficient way to achieve consistency. 
2. Coffee recipes and tea service. Recipes for coffee drinks and the procedure for serving tea – (one bag or a selection; a pot of hot water or just a cup) are all steps that need to b defined. 
3. Dessert plating. use a picture, especially for daily dessert specials. Also define the amount of ice cream and whipped cream to be served. 
4. Opening checklists. Even the smallest restaurant is too large to run without an opening checklist. Laminate them and have the assigned server initial each task. You can divide up the checklist. 
5. Closing checklists. If you are so slow you don't need a closing checklist to close, find a real estate agent. Closing procedures save you money. Turn down the air conditioning, turn off the kitchen fan, turn off the stereo are all music to the accountant's ear. 
6. Server station setups. New servers forget to set up the server station with pens, water pitchers, coffee cups, saucers and other items that break the rhythm of the dining room if they are not around. 
7. Bar setup. Bar customers hate to wait. Describe how many limes, lemons, olives need to be cut diced, sliced, and kept under the bar. Explain fruit and juice rotation. It may sound elementary today, but wait until the bartender doesn't show up, and Steve the server has to stand in for Johnny the bartender. 
8. Cooler map. If nothing else this will alleviate any violations from the health department when the inspector realizes the raw chicken does go on the bottom shelf. With today's computer programs, designing and designating cooler shelf space is a breeze. Define rotation on the sheet and don't forget to post an inventory checklist in the cooler. 
9. Glass stacking. Make sure the bussers and the dish know how many, where they go and ho to check for spots. 
10. Batch and deposit checklist. Your manager is sick. You're on vacation. And the deposits have stopped going into the bank from American Express. Nobody had the batching instructions. Go over the deposit procedures with one or two trusted employees, and leave the instructions in a drawer, just in case. It will make that vacation a lot more enjoyable. But then, what restaurant owner can take a vacation? 

Marketing Strategy

Approach and Concept

Marketing is far more than just selling, although higher sales are obviously the ultimate aim. Rather, marketing is a whole collection of activities including advertising, selling and sales promotion, marketing research, introduction of new products, pricing, packaging, distribution and after sales service.

Approaches to Marketing

One approach to marketing is to regard it as the process of finding customers for goods which the firm has already decided to supply. In this case there is much emphasis on face to face customer contact, price cutting, heavy advertising and sales promotions. It might be assumed that customers will always want to purchase well-constructed items that are made available to them at low cost: that all a firm needs to do is offer for sale high quality, sound value product with many attractive features, provide effective after-sales service, and then the goods will ‘sell themselves’.

The Marketing Concept

Alternatively, the firm might seek to evaluate market opportunities before production, assess potential demand for the good, determine the product characteristics desired by consumers, predict the prices consumers are willing to play, and then supply goods corresponding to the needs and wants of target markets more effectively than competitors, business adopting the latter approach are said to apply the marketing concept.

Adherence to the marketing concept means the firm conceives and develops product that satisfy consumer wants. Note however that:

• consumers demand can be and frequently is created and manipulated through advertising campaigns

• unquestioning adoption of the concept could lead to the productions of items that are highly attractive to consumers but which nevertheless are expensive to supply and thus generate negligible profit.

Practical application of the marketing concept implies the full integration of marketing with other business activities (design, production, costing, transport, and distribution, corporate strategy and planning) so that the marketing department assumes extraordinary importance within the firm. Numerous conflicts with other functions arise from situation.

The Marketing Mix

In 1965 Professor N. H. Borden coined the phrase ‘marketing mix’ to describe the combination of marketing element used in given set of circumstances. Appropriate mixes vary depending on the firm and industry, and over time. Professor E. J. McCarty subsequently summarized the

Human Resources Strategy

Human resources management concerns the human side of the management of enterprises and employees’ relations with their firms. Its purpose is to ensure that the employees of a company, i.e. its human resources, are used in such a way that the employer obtains the greatest possible benefit from their abilities and the employees obtain both material and psychological rewards from their work.

Human resources management has strategic dimensions and involves the total deployment of human resources within the firm. Thus, for example, human resources management will consider such matters as:

• the aggregate size of the organization’s labor force in the context of an overall corporate plane (how many divisions and subsidiaries the company is to have, design of the organization, etc.)

• how much to spend on training the workforce, given strategic decisions on target quality levels, product prices, volume of production, and so on

• the desirability of establishing relations with trade unions from the view-point of the effective management control of the entire organization

• the wider implications for employees of the management of change (not just the consequences of alterations in working practices).

The strategic approach to human resources management involves the integration of personnel and other human resources management considerations into the firm’s overall corporate planning and strategy formulation procedures. It is proactive, seeking constantly to discover

Team-Based Organization

Konsep team-based organization merupakan jawaban komprehensif terhadap isu demokrasi industri. Konsep ini menciptakan keterlibatan karyawan yang tinggi, sehingga menghasilkan kepuasan kerja dan kesetiaan karyawan pada perusahaan. Kondisi inilah yang pada gilirannya akan menciptakan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Satu team-based organization berusaha memberdayakan tim dengan cara mendesentralisasi pengambilan keputusan sampai pada tingkat tim. Konsep ini didasari asumsi “those closest to the job know it best” sehingga timlah yang paling mengetahui apa yang terjadi di lapangan. Karenanya, tim memiliki kewenangan cukup besar untuk mengambil sejumlah keputusan penting yang berkaitan dengan pekerjaan. Di sini tim menjalankan berbagai fungsi kepemimpinan dan manajemen seperti merencanakan, menetapkan tujuan, menyusun jadwal dan anggaran, merencanakan pelatihan serta bertanggung jawab terhadap produk. Dalam organisasi yang memiliki tingkat pemberdayaan yang tinggi ini, tim berwenang mengevalusi kinerjanya sendiri. Mereka bahkan dapat pula menentukan kompensasi yang layak diterima oleh setiap anggotanya.

Konsep ini membawa banyak perubahan dalam pengelolaan organisasi:

• Pekerjaan di desain ulang sehingga tidak lagi berdasar fungsi melainkan berdasar proses. Satu tim melakukan proses kerja dari A sampai Z. Karenanya dalam tim terdapat berbagai karyawan – termasuk staf pendukung – dengan keahlian beragam.

• Desain ini berdampak positif yaitu tumbuhnya ras memiliki terhadap proses, produk dan jasa yang dihasilkan. Tim juga akan bertanggung jawab penuh terhadap pelanggan.

• Organisasi perlu memiliki budaya kepercayaan yang tinggi, karena tanpa kepercayaan konsep ini sulit diterapkan.

• Organisasi perlu melatih karyawannya agar memiliki kemampuan bekerja dalam tim dan mengambil keputusan, di samping kemampuan ynag bersifat teknis.

Konsep ini mengubah peranan manajemen puncak menjadi katalisator dan fasilitator. Mereka kini terlepas dari persoalan rutin organisasi sehingga dapat menggunakan waktunya untuk memikirkan hal-hal yang lebih strategis.

Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah upaya menciptakan suatu kerangka kerja yang bersusun rapi yang tiap bagiannya akan merupakan satu kesatuan yang saling mempengaruhi.

Pengorganisasian menjadi demikian penting agar:

• kegiatan terselesaikan dengan efektif dan efektif sesuai rencana
• mempermudah pelaksanaan tugas dan pengawasan oleh atasan
• mempermudah pertanggungjawaban pekerjaan yang diberikan kepada anggota
• mencegah kegiatan bertumpuk
• memberikan kepastian kerja yang harus dilakukan anggota.

Beberapa fungsi pengorganisasian:

• Coordinating. Kegiatan yang berhubungan dengan usaha memberikan bimbingan, ptunjuk mengenai waktu, memberikan arah pelaksanaan kegiatan kerja, dan upaya mempersatukan tindakan orang serta fasilitas secara harmonis sesuai tujuan yang dikehendaki.
• Staffing. Kegiatan yang berhubungan dengan usaha penempatan dan penentuan siapa yang melaksanakan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sesuai keahlian masing-masing dalam suatu kegiatan kerja sama, disamping membina dan memelihara kondisi kerja yang diinginkan.

Berikut adalah beberapa prinsip dalam pengorganisasian:

• adanya tujuan yang jelas
• adanya pembagian tugas kerja
• adanya kesatuan komando
• adanya rentang pengawasan
• adanya pendelegasian weweang dan tanggung jawab
• adanya kesatuan arah/ koordinasi.

Perencanaan

Perencanaan adalah persiapan penentuan-penentuan terlebih dahulu mengenai apa yang akan dikerjakan kemudian dan merupakan fungsi penentu mengenai apa yang akan dilaksanakan dalam batas waktu, biaya, dan fasilitas tertentu untuk mencapai hasil yang telah ditentukan.

Perencanaan yang baik akan memudahkan tugas-tugas seorang manajer. Ia dapat mendahului kesempatan-kesempatan dan menganalisa hambatan-hambatan yang mungkin timbul di waktu mendatang. Perencanaan juga memberikan unsur-unsur pengawasan dan penelitian yang sebaik-baiknya di mana sesuatu pekerjaan dapat dilaksanakan dan dapat diukur.

Pola Dasar Berfikir Pembuatan Rencana:

• What. Tujuan apakah yang akan dicapai dalam pembuatan perencanaan.
• Why. Mengapa hal itu perlu dilakukan.
• Who. Oleh siapa rencana itu akan dibuat.
• When. Kapan akan dilakukan.
• Where. Dimana perencanaa itu akan dilakukan.
• How. Bagaimana dan alat atau sarana apa yang diperlukan untuk merealisasikannya.

Beberapa Tahapan Pola Perencanaan:

• Forecasting. Perhitungan, perkiraan atau ramalan atas fakta-fakta yang objektif kebenarannya mengenai keadaan yang mungkin dihadapi di waktu mendatang.
• Target. Ukuran yang sudah ditetapkan terhadap hasil yang harus dicapai secara kualitas dan kuantitas.
• Kebijaksanaan. Rumusan cara-cara kerja tertentu yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan agar lebih efektif dan efisien.
• Program. Rincian langkah yang akan dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan berdasar target yang menjadi sasarannya.
• Daftar Waktu. Penetapan bats waktu tertentu untuk menyelesaikan setiap langkah pekerjaan.
• Prosedur Kerja. Rangkaian sistem atau tata cara kerja sama yang harus dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
• Budgetting. Penentuan rencana tentang penggunaan dan pemanfaatan sumber dana yang tersedia untuk melaksanakan rencana yang telah disiapkan.

Sifat Perencanaan yang Baik:

• Faktual. Berdasar pada fakta dan data objektif yang biasanya diperoleh dari hasil penelitian melaui pertimbangan keuntungan dan kerugiannya kemudian.
• Rasional. Berdasar hasil pemikiran ilmiah dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
• Fleksibel. Luwes, dapat mengikuti situasi dan kondisi yang selalu berubah.
• Kontinyu. Dibuat untuk tindakan yang terus menerus dan berkesinambungan sehingga secara bertahap dapat terus ditingkatkan perbaikannya.

Problem Solving

People Skills

Terdapat 3 jenis kecakapan - people skill - yang merupakan dasar dari manajemen yang baik, menjadikan seorang manajer yang lebih efektif.

Yang pertama dan paling mendasar adalah kecakapan hubungan manusia - human relation skills. Kecakapan yang menjadi landasan bagi hubungan baik dalam berbagai bidang dan untuk digunakan dalam menjalin hubungan kerja yang baik.

Kedua adalah kecakapan komunikasi - communication skills. Kecakapan ini merupakan teknik-teknik khusus yang dapat digunakan untuk memastikan pesan yang disampaikan telah dimengerti, mendorong orang lain berkomunikasi secara terbuka, dan memastikan informasi yang diperoleh adalah benar.

Ketiga adalah kecakapan melakukan follow up pada penampilan kerja - follow up on performance. Kecakapan ini meliputi teknik dan cara yang digunakan untuk memotivasi seseorang agar mencoba dan menjalankan sesuatu dengan kemauan keras, memberitahu apakah yang mereka lakukan adalah benar, apakah yang mereka butuhkan untuk meningkatkan prestasi kerja, serta bagaimana sesuatu itu harus dilakukan.

Tahap Perkembangan Team

Pola Perilaku Pelayanan

Salah satu ciri bisnis restoran ialah dalam operasionalnya terjadi kontak langsung antara karyawan dengan tamu. Kontak langsung ini merupakan moment of truth dan sangat berpengaruh terhadap kepuasan tamu. Ini berarti perilaku karyawan memegang peranan penting terhadap upaya memberikan kepuasan kepada tamu. Menurut Fagel, periode 5 menit pertama saat tamu mengunjungi restoran merupakan saat krusial dilihat dari aspek perilaku karyawan ini. Justifikasi tamu selanjutnya akan diberikan kepada aspek fisik, suasana dan proses pelayanan itu sendiri.

Demikian pentingnya faktor ini dalam bisnis restoran, sehingga orang tidak dapat lagi hanya mengandalkan produk fisiknya semata, melainkan harus pula menggunakan aspek pelayanan sebagai alat bersaing yang dapat diandalkan.

Leadership Approach